Que es un sistema de workflow?
Los sistemas de workflow nos permiten automatizar procesos, generalmente se aplican a procesos de negocio, pero en realidad permiten hacerlo con cualquier tipo de proceso que requiera ejecutar una serie de pasos en algún orden predeterminado.
La gran ventaja de este tipo de sistemas es que ayudan a descomponer los procesos en tareas , las cuales serán :
- Ejecutadas en el orden correcto .
- Realizadas por la persona correcta.
- Finalizadas tan pronto como sea posible.
Esto permite mejorar la eficiencia, administrar mejor los recursos, brindar un mejor servicio y medir correctamente los resultados.
En los casos de procesos de negocio generalmente se traduce en mejor atención al cliente (sea este interno o externo ) y optimización de costos.
Como ejemplo de procesos podemos nombrar:
“Procesar una Orden de Compra”
“Atender un requerimiento de atención al cliente o soporte técnico”
“Procesar un Reclamo”.
Las características comunes de los sistemas de workflow es que permiten:
- Asignar tareas a personas, o grupos de personas participantes del workflow.
- Permite a las personas tener una visión de lista priorizada de sus tareas pendientes.
- Unifica la información necesaria para realizar las tareas en un único sistema.
- Facilita la colaboración para completar tareas.
- Permite a los supervisores tener métricas de la eficiencia del servicio, y la performance del equipo de trabajo y de cada uno de sus integrantes.
Algunas características importantes para decidirse por un sistema de workflow:
- Debe ser fácilmente integrable. Dadas las características de estos sistemas es común que integren datos de distintas fuentes y sean utilizados por equipos dispares en cuanto a tecnologías y herramientas.
- Adhiere a los estándares definidos para sistemas de este tipo (wfMC-http://www.wfmc.org) . Esto asegura que el sistema es sostenible a lo largo del tiempo.
- Tiene que ser flexible y adaptable. Esto implica que será extensible podrá ser utilizado en instalaciones de diverso tamaño – desde pequeños grupos a cientos de participantes-.
- Debe contar con herramientas apropiadas para el diseño de procesos. Estas herramientas deben ser sencillas de utilizar para permitir que el diseñador se centre en los procesos, no en el uso de la herramienta.